Privacyverklaring

Root & Logic V.O.F., Helmond · Versie 5 september 2026

Root & Logic V.O.F. verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van deze site, van contactpersonen bij klanten en van iedereen die hier een formulier invult. In deze verklaring staat om welke gegevens het gaat, waarom we ze verwerken, wie ze verder ziet, hoelang ze blijven staan en wat je daaraan kunt doen.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Op deze verklaring en op alles wat wij met je gegevens doen is Nederlands recht van toepassing. Waar iets op een wetsartikel berust, staat dat artikel erbij: op een site die belooft eerst naar de regels te kijken, hoor je te kunnen nalezen waar een uitspraak vandaan komt.

1 Wie verwerkt je gegevens

Root & Logic V.O.F. is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven, voor zover het gaat om bezoekers van deze website, om contactpersonen bij zakelijke klanten en om onze eigen bedrijfsadministratie.

Naam: Root & Logic V.O.F.
Adres: Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond
KvK-nummer: 99171902
Btw-nummer: NL868842266B01
E-mail: info@rootandlogic.com
Telefoon: +31 6 37286539

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat hoeft ook niet: artikel 37 AVG verplicht daartoe alleen in gevallen die zich bij een bureau van deze omvang en met dit soort verwerkingen niet voordoen. Vragen over privacy komen binnen op info@rootandlogic.com en worden door de vennoten zelf behandeld.

2 Wanneer wij verwerker zijn en niet verantwoordelijke

Wij bouwen en beheren software voor klanten. Staan er in zo'n systeem persoonsgegevens van kandidaten, klanten of medewerkers van die klant, dan bepaalt de klant waarvoor en hoe die gegevens worden verwerkt. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG.

Voor die situatie sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 lid 3 AVG die voorschrijft: wij verwerken die gegevens uitsluitend op instructie van de klant, gebruiken ze nooit voor eigen doeleinden, schakelen geen subverwerker in zonder toestemming, en geven ze aan het einde van de opdracht terug of verwijderen ze.

Deze privacyverklaring gaat daar niet over. Wil je weten wat er met jouw gegevens in zo'n systeem gebeurt, dan is de privacyverklaring van die klant het juiste adres.

3 Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van wat je op deze site doet en of je klant bent, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

Contactgegevens: Je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de sector die je aanklikt en wat je zelf in het berichtveld schrijft. Alleen wat je invult; verplicht is enkel je e-mailadres, want zonder dat kunnen we niet terug.
Antwoorden uit de checks: De antwoorden die je aanklikt in de Snelcheck en de categorie die uit de AI Act-check komt. Die checks draaien volledig in je browser: zolang je zelf niets verstuurt, gaat er niets naar ons toe.
Herkomstgegevens: De pagina waarop je het formulier invulde en de campagneparameters (utm_source, utm_medium en vergelijkbare) die in de link stonden waarmee je binnenkwam. Zonder dat weten we van een aanvraag niet meer waar hij vandaan kwam.
Berichten aan de assistent: Wat je intypt in het chatvenster op deze site en het antwoord dat je terugkrijgt. Typ er geen persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens in die er niet hoeven te staan; voor een echt gesprek is het contactformulier de betere weg.
Klantgegevens: Contactpersoon, adres- en factuurgegevens, het opdrachtdossier, correspondentie en betaalgeschiedenis van klanten en leveranciers.
Technische gegevens: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype en foutmeldingen. Die ontstaan automatisch in de logbestanden van de hosting en van de functies achter de formulieren, en zijn nodig om de site te laten werken en misbruik te herkennen.

Wij vragen op deze site niet naar bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, zoals gegevens over gezondheid, herkomst, geloof of politieke voorkeur. Vul ze ook niet in.

4 Waarvoor we ze verwerken, en op welke grondslag

Elke verwerking heeft een doel en een grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG. Hieronder staan ze naast elkaar:

Op je aanvraag reageren: Je bericht lezen, terugbellen of terugmailen, een gesprek plannen en een offerte uitbrengen. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub b, het op jouw verzoek nemen van stappen voordat er een overeenkomst is.
De uitkomst toesturen: Vraag je in de AI Act-check om de uitkomst per mail, dan sturen we die naar het adres dat je opgeeft. Alleen die ene mail, geen nieuwsbrief. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub b.
De opdracht uitvoeren: Werk leveren, contact houden, factureren en het dossier bijhouden. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub b, de uitvoering van de overeenkomst.
De administratie voeren: Facturen en boekhouding bewaren zoals de belastingwetgeving voorschrijft. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub c, een wettelijke verplichting.
De site beveiligen: Logbestanden gebruiken om storingen op te lossen en misbruik van de formulieren te herkennen en te blokkeren. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub f, ons gerechtvaardigd belang om de site werkend en veilig te houden.
Weten wat werkt: Bijhouden via welke pagina en welke campagne een aanvraag binnenkwam, zodat we weten waar ons werk vandaan komt. Grondslag: artikel 6 lid 1 sub f. Dit gebeurt op het niveau van de aanvraag, niet door je over de site te volgen.

Beroepen wij ons op een gerechtvaardigd belang, dan hebben we dat belang afgewogen tegen jouw privacy. Vind je dat die afweging in jouw geval verkeerd uitpakt, dan kun je daartegen bezwaar maken; zie sectie 12.

Wij verkopen je gegevens niet, verhuren ze niet, en gebruiken ze niet om je buiten deze site te volgen of te profileren voor advertenties.

5 Hoelang we ze bewaren

We bewaren niets langer dan nodig is voor het doel waarvoor we het hebben gekregen. Concreet:

Formulierinzendingen: Alles wat je via een formulier op deze site achterlaat, inclusief je antwoorden op de checks en de herkomstgegevens, bewaren wij maximaal zes maanden na binnenkomst, en alleen voor de noodzakelijke doeleinden uit sectie 4. Daarna verwijderen we het. Zes maanden is de bovengrens en niet de gewoonte: is een aanvraag eerder afgehandeld en volgt er niets uit, dan gaat hij eerder weg.
Chatgesprekken: Maximaal zes maanden, en alleen om storingen en misbruik te kunnen nazoeken.
Wat een opdracht wordt: Wordt er uit je aanvraag een opdracht, dan verhuizen de gegevens naar het klantdossier. Vanaf dat moment gelden de twee termijnen hieronder en niet meer de zes maanden.
Klantdossier: Tot twee jaar na het einde van de overeenkomst, zodat we vragen over opgeleverd werk nog kunnen beantwoorden. Loopt er een geschil, dan blijft het dossier staan tot dat is afgehandeld.
Administratie: Facturen, contracten en de daarbij horende gegevens bewaren we zeven jaar. Dat is geen keuze: artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht ons daartoe.
Technische logbestanden: Maximaal zes maanden.

6 Cookies en wat er op je apparaat wordt opgeslagen

Geen tracking, geen banner

Deze site plaatst geen tracking cookies, geen advertentiecookies en geen analysescript. Er draait geen Google Analytics, geen pixel van een sociaal netwerk en geen dienst die je gedrag op de pagina vastlegt. Daarom zie je hier ook geen cookiebanner: er is niets om toestemming voor te vragen.

Niets op je apparaat

Deze site slaat niets op in je browser: geen cookies, geen lokale opslag en geen sessieopslag.

Artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet vraagt toestemming voor het plaatsen en uitlezen van gegevens op je apparaat, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor de dienst die je zelf hebt gevraagd. Omdat deze site niets plaatst of uitleest, is die toestemming hier niet aan de orde. Komt er ooit opslag bij die niet strikt noodzakelijk is, dan komt er een toestemmingsvraag en niet een extra zin in deze verklaring.

Lettertypen

De lettertypen van deze site worden geladen bij Google Fonts. Daarbij ziet Google het IP-adres van je apparaat, omdat het bestand nu eenmaal daarvandaan komt. Er wordt geen cookie bij geplaatst. We onderzoeken of we die lettertypen op onze eigen server zetten, zodat ook dat contact vervalt.

7 Wat we meten: alleen Google Search Console

Het enige meetinstrument dat wij gebruiken is Google Search Console. Dat is geen bezoekersstatistiek: Search Console plaatst niets op je apparaat en draait geen script in je browser. Het laat ons aan de kant van Google zien met welke zoekopdrachten mensen op deze site terechtkwamen, hoe vaak een pagina in de zoekresultaten verscheen en of er technische fouten in de site zitten.

Wat wij daarin zien is opgeteld en niet te herleiden tot een persoon. Wij kunnen er dus niet in zien dat jij hier was, welke pagina's jij las of hoe lang je bleef.

Voor de zoekgegevens waaruit Google die rapporten opbouwt is Google zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wat Google met je zoekgedrag doet staat in het privacybeleid van Google, en niet in het onze.

8 Wie je gegevens verder ziet

Wij delen persoonsgegevens alleen met anderen als dat nodig is om te leveren wat je van ons vraagt, of als de wet ons daartoe verplicht. Dit zijn de categorieën ontvangers, zoals artikel 13 lid 1 sub e AVG vraagt:

Hosting en database: Deze site en de functies achter de formulieren draaien op Google Cloud en Firebase, in de Europese regio europe-west1 (België). Daar landen de formulierinzendingen en de technische logbestanden.
E-mail: De dienst waarmee wij mail verzenden en ontvangen, waaronder de bevestiging van je aanvraag en de uitkomst van de AI Act-check.
De assistent: De leverancier van het taalmodel achter het chatvenster op deze site. Wat je intypt gaat via onze eigen server naar dat model, en niet rechtstreeks vanuit je browser.
Afspraken plannen: Plan je via de link op onze site zelf een gesprek in, dan verloopt dat via Calendly en gelden daarvoor ook de voorwaarden van die dienst.
Boekhouding en betalen: Ons boekhoudpakket, onze accountant en de betaaldienstverleners die we gebruiken.
Adviseurs: Een jurist of accountant, uitsluitend wanneer een dossier dat vraagt en beperkt tot wat daarvoor nodig is.

Met elke partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die aan artikel 28 AVG voldoet. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Wil je weten welke leveranciers dat op dit moment precies zijn, vraag de actuele lijst dan op via info@rootandlogic.com; we sturen hem toe.

Daarnaast kunnen wij gegevens moeten verstrekken aan een toezichthouder, de Belastingdienst of een opsporingsinstantie wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij toetsen zo'n verzoek eerst op grondslag en omvang, en verstrekken niet meer dan waar het verzoek recht op geeft.

9 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het uitgangspunt is verwerking binnen de Europese Unie. De hosting van deze site, de database en de functies achter de formulieren draaien in een Europese regio.

Voor sommige diensten is dat niet volledig te garanderen, met name bij leveranciers van AI-modellen en bij ondersteuning die vanuit een ander land wordt geleverd. Gaan er in zo'n geval gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat uitsluitend op een van de gronden uit hoofdstuk V AVG:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor daarbij aangesloten Amerikaanse organisaties (artikel 45 AVG);
of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met maatregelen als versleuteling en beperking van wat er wordt meegestuurd (artikel 46 AVG).

Een kopie van de afspraken die voor een specifieke doorgifte gelden, kun je bij ons opvragen.

10 Beveiliging en datalekken

Wat we doen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen zoals artikel 32 AVG die voorschrijft. Onder meer:

versleuteld verkeer tussen je browser en onze servers, en versleutelde opslag;
tweefactorauthenticatie op de accounts waarmee wij bij gegevens kunnen;
toegang op basis van noodzaak, dus niet iedereen bij alles;
gescheiden omgevingen per klant, zodat het ene systeem niet in het andere kan kijken;
logging van wat er in onze systemen gebeurt, zodat een incident na te lopen is.

Als het toch misgaat

Ontstaat er een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer artikel 33 AVG dat vereist, en informeren wij de betrokkenen zelf wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten oplevert (artikel 34 AVG). Gebeurt het in een systeem waarin wij verwerker zijn, dan melden wij het zonder onredelijke vertraging bij de klant, die de melding vervolgens doet.

11 AI en geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

De Snelcheck en de AI Act-check op deze site zijn geen besluit en ook geen AI: het zijn vaste vragenbomen die volledig in je browser draaien en bij dezelfde antwoorden altijd dezelfde uitkomst geven. Wat eruit komt is een indicatie op hoofdlijnen en geen juridisch advies.

De assistent op deze site gebruikt wel een taalmodel. Die geeft antwoord op vragen over ons werk; hij beoordeelt je niet, neemt geen beslissing over je aanvraag en bepaalt niet of je klant kunt worden. Dat doet een mens.

Wat je op deze site invult, gebruiken wij niet om AI-modellen te trainen.

12 Jouw rechten

Je hebt tegenover ons de volgende rechten:

inzage: je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken (artikel 15 AVG);
rectificatie: klopt er iets niet, dan verbeteren of vullen we het aan (artikel 16 AVG);
wissing: je mag vragen om verwijdering, tenzij wij de gegevens wettelijk moeten bewaren (artikel 17 AVG);
beperking: je mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld zolang een geschil over juistheid loopt (artikel 18 AVG);
overdraagbaarheid: je mag de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen (artikel 20 AVG);
bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust (artikel 21 AVG);
intrekken: heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die altijd intrekken, zonder gevolgen voor wat daarvoor al gebeurde (artikel 7 lid 3 AVG).

Een verzoek stuur je naar info@rootandlogic.com. Je hoort binnen een maand van ons (artikel 12 lid 3 AVG). Is een verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten dat dan binnen de eerste maand weten, met de reden erbij. Twijfelen we of het verzoek echt van jou komt, dan vragen we om aanvullende gegevens, en niet om meer dan daarvoor nodig is.

Omdat wij vooral zakelijke gegevens verwerken, kan een recht in een concreet geval beperkt zijn. Wij leggen dan uit waarom, in plaats van het verzoek zonder toelichting af te wijzen.

Niet tevreden

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl (artikel 77 AVG). De gang naar de rechter staat daarnaast altijd open.

13 Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan onze dienstverlening, aan deze site of aan de leveranciers die wij gebruiken, dan passen wij deze verklaring aan. De versiedatum bovenaan de pagina zegt welke versie je leest. Bij een wijziging die je positie wezenlijk raakt, zoals een nieuw doel of een langere bewaartermijn, laten we dat aan bestaande klanten ook actief weten in plaats van het stil op deze pagina te zetten.

Contact

Heb je een vraag over deze verklaring, wil je een recht uitoefenen of denk je dat er iets misgaat met je gegevens, neem dan contact met ons op:

E-mail: info@rootandlogic.com
Telefoon: +31 6 37286539
Post: Root & Logic V.O.F., Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond