Uren, dossiers en mail zonder overtypen in AFAS.

AFAS Profit is bij veel van onze klanten de administratie: HRM, uren, financieel. Wat eromheen gebeurt, in de mailbox, op de bouwplaats, in het ATS, gaat er vaak met de hand in. Dat is wat we koppelen. Eerst de toets of het mag, dan de bouw.

Waar we het tegenkomen: Recruitment & Detachering, Bouw & Installatie

Wat we koppelen in AFAS

Projecten en uren

Urenstaten en werkbonnen uit een app, een mail of een ander systeem landen op het juiste project, met de juiste looncomponent, zonder dat iemand ze overtypt.

HRM en Payroll

Een nieuwe medewerker of kandidaat die wordt geplaatst, krijgt een dossier, een contract en een salarisrecord uit één invoer. Alleen de velden die het proces nodig heeft gaan over.

Financieel

Inkoopfacturen, declaraties en verkoopfacturen uit het proces de boekhouding in, en debiteurenstanden eruit voor wie ze nodig heeft.

CRM en relaties

Relaties en contactpersonen in één bron. Een klant die in de mail opduikt, bestaat één keer in Profit en niet drie keer met een andere spelling.

Declaraties

Bonnetjes en declaraties met het bewijs eraan, gekoppeld aan project en medewerker, zodat de controle in Profit zelf gebeurt.

Langs welke weg

  1. GetConnectors en UpdateConnectors

    De eigen koppellaag van Profit. Een GetConnector leest precies de velden die je er in zet, een UpdateConnector schrijft ze. Dat is tegelijk de plek waar dataminimalisatie begint: wat niet in de connector staat, gaat niet over.

  2. REST API met een App connector

    De App connector in Profit geeft een token uit met alleen de connectors die de koppeling nodig heeft. Eén token per koppeling, met een eigen naam, zodat in het logboek staat wie wat deed.

  3. MCP-server

    Voor een assistent die in Profit mag lezen of een voorstel mag doen, zetten we een MCP-server ertussen die alleen de toegestane acties kent en elke aanroep logt. De assistent praat nooit rechtstreeks met de API.

  4. E-mail en documenten

    Werkbonnen, bonnetjes en aanvragen komen vaak als pdf of foto binnen. We lezen ze uit, zetten een voorstel klaar en laten een mens goedkeuren voordat er iets in Profit wordt geschreven.

  5. CSV en import

    Voor een eenmalige overgang of een systeem zonder koppeling. Geen manier om structureel te werken, wel de eerlijke eerste stap als de data nog niet op orde is.

Wat er doorheen loopt

Van werkbon naar factuur

De monteur of medewerker registreert op locatie, de uren en materialen landen op het project, de factuur volgt uit Profit. Wie wat wanneer deed blijft terug te vinden.

Onboarding uit het ATS

Een plaatsing in het ATS maakt het HRM-dossier, het contract en het salarisrecord aan. Geen tweede invoer, geen verschil tussen wat het ATS zegt en wat Profit weet.

Mail naar de juiste plek

Inkomende mail wordt herkend als factuur, aanvraag of bon en gaat met een voorstel naar de juiste plek in Profit. Een mens keurt goed, pas dan wordt er geschreven.

Rapportage buiten Profit

GetConnectors voeden een dashboard voor wie geen Profit-licentie heeft: openstaande posten, uren per project, declaraties die wachten.

Vóór er een koppeling ligt

  • Geen koppeling, wel drie systemen. Het ATS, de mailbox en Profit weten alles, maar van elkaar niets. Dezelfde gegevens worden twee of drie keer ingevoerd, en bij elke keer sluipt er een verschil in.
  • Excel ernaast. Wat Profit niet makkelijk maakt, staat in een spreadsheet op een gedeelde schijf. Daar zit de kennis, en daar loopt het mis zodra de maker op vakantie is.
  • Data die niet klopt. Dubbele relaties, lege velden, een looncomponent die ooit anders is gebruikt. Een koppeling maakt dat zichtbaar; opruimen hoort daarom vóór de bouw, niet erna.
  • Geen zicht op het werk. Niemand weet hoeveel uur er per week in overtypen zit, dus niemand kan zeggen wat een koppeling oplevert. Dat getal is het eerste wat we uitrekenen.

Wat we afraden

  • Alles via Zapier of Make laten lopen. Voor een proefje prima, voor HRM-data niet: je weet niet waar het staat en wie het kan lezen.
  • Eén gedeeld account voor de koppeling. Dan staat in het logboek dat 'de koppeling' iets deed, en niet welke.
  • AI die zonder controle in Profit schrijft. Een voorstel mag, een mens keurt goed.
  • Persoonsgegevens naar een AI-dienst buiten de EU zonder dat de doorgifte is geregeld.
  • Koppelen zonder logboek van wat er is gewijzigd. Dan is een fout van vorige maand niet meer te reconstrueren.
  • Zelf in productie aan de koppeling rommelen. Elke wijziging eerst in een testomgeving, en dat geldt ook voor ons.

Uit de praktijk

Een installatiebedrijf, veertien man, één oud systeem

Elke mail werd met de hand beantwoord en overgetypt in het ERP. Veertien mensen werkten door elkaar in hetzelfde verouderde pakket, met losse Excel-bestanden ernaast en de kennis in hoofden. De voorraad klopte niet. We hebben alles op één plek gezet en gekoppeld: inkomende mail gaat nu met een voorstel naar de juiste plek en wordt door een mens goedgekeurd, de voorraad is één bron, en wat de assistent doet wordt gelogd en gecontroleerd. Het team werkt naar eigen meting tot 74 procent efficiënter, de reactietijd naar klanten is korter en er is rust in de organisatie gekomen.

Tuurlijk kunnen wij AFAS koppelen. We controleren eerst of je je data überhaupt mag koppelen en verwerken, met de Snelcheck. Daarna kijken we naar het proces en de data zelf, en dan zeggen we eerlijk of een AFAS-koppeling of een andere oplossing in jouw situatie beter is.

Luis Gravestein

De regels die hier meespelen

AVG: HRM-data is bijzonder

Een personeelsdossier bevat BSN, verzuim, soms gezondheidsgegevens. Een GetConnector die het hele dossier teruggeeft omdat dat makkelijk is, verstrekt meer dan de koppeling nodig heeft. We bouwen per stroom een connector met alleen de velden die het doel vraagt, en leggen dat vast in het verwerkingsregister.

Bewaartermijnen botsen

De fiscale bewaarplicht is zeven jaar; een personeelsdossier mag na uitdiensttreding meestal maar twee jaar blijven. Een koppeling die alles naar één plek kopieert, maakt die termijnen onhoudbaar. Daarom staat per stroom vast waar de gegevens landen en wanneer ze daar weg moeten.

AI Act: waar AI over mensen gaat

Mail sorteren of een bon uitlezen is in de regel geen hoog risico. Zodra een systeem medewerkers beoordeelt, taken toewijst op gedrag of meeweegt bij een contract, valt het onder bijlage III van de AI Act. Dat classificeren we vóór de bouw, per toepassing.

Wtta bij detachering

Wie arbeidskrachten ter beschikking stelt, krijgt met de toelatingsplicht uit de Wtta te maken. De gegevens die daarvoor nodig zijn, moeten uit Profit en het ATS te halen zijn zonder handwerk. Dat is een eis aan de koppeling, geen bijzaak.

Wat klanten vragen

Heb ik een extra AFAS-licentie nodig voor een koppeling?

Voor een koppeling via de API zijn in Profit GetConnectors en UpdateConnectors nodig en een App connector die een token uitgeeft. Of dat binnen je huidige contract valt, hangt van je licentie af. We zoeken dat uit vóór de bouw, zodat het niet als verrassing op de factuur komt.

Kunnen jullie koppelen als onze data nog niet op orde is?

Ja, maar dan begint het werk met opruimen. Een koppeling maakt dubbele relaties en lege velden zichtbaar in plaats van ze te verbergen. Vaak is de eerste stap een eenmalige import en een paar regels in Profit die voorkomen dat het opnieuw scheef groeit.

Wat gebeurt er als AFAS zijn API verandert?

Dat gebeurt. Daarom staat elke koppeling onder beheer: we bewaken de aanroepen, zien een fout voordat jij hem ziet en passen de connector aan. Dat is wat het maandbedrag van R&L Link dekt.

Mag een AI-assistent in ons Profit lezen?

Dat kan, via een MCP-server die alleen de toegestane acties kent en elke aanroep logt. Of het mág, hangt af van welke gegevens de assistent ziet en wat hij ermee doet. Bij HRM-data is dat een vraag voor de Regelcheck, niet voor een instellingenscherm.

Uit de kennisbank