Minder tijd aan het dossier, meer aan de zaak.

Intake, conflictcheck, termijnen, correspondentie en declaratie kosten een jurist uren per week die niemand declareert. Wij automatiseren die administratie op het dossiersysteem dat je al hebt, met de jurist als beslisser en de geheimhoudingsplicht als harde grens.

De keten, stap voor stap

Intake en conflictcheck
De aanvraag komt per mail, telefoon of via de website binnen; het secretariaat typt naam, wederpartij en zaakomschrijving over, zoekt in het systeem en de mailbox of het kantoor de wederpartij al eens heeft bijgestaan, en maakt het dossier met de hand aan.
Met automatisering: De aanvraag wordt uitgelezen tot een concept-dossier met cliënt, wederpartij en rechtsgebied; de conflictcheck loopt automatisch over het hele bestand en legt de uitkomst vast, en de behandelaar controleert en opent het dossier.
Cliëntenonderzoek en opdracht
Voor een Wwft-plichtige dienst worden identiteitsbewijs en UBO-gegevens per mail opgevraagd, in een map bewaard en op een checklist afgevinkt; de opdrachtbevestiging wordt uit een oud Word-bestand aangepast en nagebeld tot hij getekend terug is.
Met automatisering: Het dossier blijft dicht tot identificatie, UBO en sanctiecontrole zijn vastgelegd; de opdrachtbevestiging wordt uit de dossiergegevens opgebouwd met de tariefafspraak erin, gaat ter digitale ondertekening, en het akkoord landt in het dossier met datum en ondertekenaar.
Stukken en dossier
Inkomende stukken komen als bijlage, per post of via een portaal binnen, worden gedownload, hernoemd en in de juiste map gezet, en wie de zaak later overneemt leest het dossier van voor naar achter om te weten wat er staat.
Met automatisering: Elk stuk wordt herkend, benoemd en in het juiste dossier geplaatst, met een samenvatting die per bewering naar de pagina verwijst; de behandelaar ziet wat er nieuw is en leest het origineel waar het ertoe doet.
Termijnen en agenda
Beroeps-, verjarings- en reactietermijnen worden bij binnenkomst van een stuk met de hand uitgerekend en in de agenda van de behandelaar gezet; valt die uit, dan hangt de termijn aan één persoon.
Met automatisering: De termijn wordt berekend uit de datum op het stuk en het type procedure, staat in het dossier en niet alleen in een agenda, en geeft ruim vooraf een signaal aan de behandelaar en, als er niets mee gebeurt, aan een tweede.
Correspondentie en concepten
Brieven, sommaties en processtukken beginnen als een kopie van het vorige exemplaar; namen, bedragen en data worden met de hand vervangen, en soms één keer te weinig.
Met automatisering: Het concept wordt opgebouwd uit wat al in het dossier staat, met de juridische tekst uit de eigen modellenbank en elke feitelijke bewering herleidbaar tot een stuk; de jurist leest, past aan en tekent voordat er iets vertrekt.
Uren en declaratie
Uren worden aan het eind van de dag of de week uit het hoofd ingevuld, de declaratie wordt uit de urenstaat samengesteld, de tariefafspraak nagezocht en het bedrag overgetypt in de boekhouding, waarna verschotten en griffierecht er los bij komen.
Met automatisering: Uren worden bij de handeling zelf vastgelegd, de declaratie volgt uit de goedgekeurde uren en de afspraak in dat dossier, verschotten en griffierecht lopen automatisch mee, en de declaratie landt in de boekhouding met de specificatie als bijlage.

De regels die hier gelden

Geheimhouding en verschoningsrecht

De advocaat is op grond van artikel 11a Advocatenwet tot geheimhouding verplicht over alles waarvan hij uit hoofde van zijn beroepsuitoefening kennisneemt; voor de notaris staat hetzelfde in artikel 22 van de Wet op het notarisambt. Die plicht rust ook op de mensen en systemen die het kantoor inschakelt, en het verschoningsrecht dat eraan vasthangt is alleen iets waard als de dossierinhoud niet ongemerkt bij een derde terechtkomt. Dat is de eerste toets voor elke automatisering in deze sector: welke gegevens verlaten de eigen omgeving, naar wie, op welke grond, en staat dat vast in een verwerkersovereenkomst. Dossierinhoud in een publiek taalmodel plakken is de snelste manier om die vraag met nee te moeten beantwoorden. Wij bouwen zo dat de inhoud binnen het eigen domein blijft of alleen langs een aanbieder gaat die contractueel aan dezelfde geheimhouding is gebonden, en leggen per verwerking vast dat dat zo is.

Wwft: cliëntenonderzoek, melden en bewaren

Advocaten en notarissen vallen voor een deel van hun diensten onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: bij de aan- en verkoop van onroerend goed, het beheren van geld of effecten, het oprichten of besturen van vennootschappen en vergelijkbare werkzaamheden. Voor die dossiers geldt cliëntenonderzoek vóór de dienst begint, met identificatie van de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende, een meldplicht voor ongebruikelijke transacties bij FIU-Nederland en een bewaartermijn van vijf jaar voor de gegevens van dat onderzoek. Toezicht ligt voor de advocatuur bij de deken en voor het notariaat bij het Bureau Financieel Toezicht. In een geautomatiseerde intake is dit een harde stap en geen vinkje: het dossier gaat pas open als het onderzoek is afgerond en vastgelegd, en een sanctie- of PEP-controle is een lijstcontrole met een mens erachter, geen inschatting van een model.

AVG in het dossier

Een juridisch dossier staat vol persoonsgegevens en vaak vol bijzondere: gezondheid in een letselschadezaak, strafrechtelijke gegevens in een strafdossier, een geloofsovertuiging in een arbeidsconflict. Artikel 9 lid 2 onder f AVG staat de verwerking van bijzondere gegevens toe als dat noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; dat is de grondslag waarop het meeste dossierwerk rust, en hij dekt niet alles wat een kantoor handig vindt. Elke koppeling die dossiergegevens verplaatst (mail naar dossier, dossier naar declaratie, dossier naar een model) komt in het verwerkingsregister; een aanbieder die voor jou verwerkt tekent een verwerkersovereenkomst, en staat zijn server buiten de EER dan is hoofdstuk V van de AVG aan de orde. Bewaartermijnen lopen in dit vak door elkaar: de Wwft eist vijf jaar, de fiscale bewaarplicht zeven, en de AVG vraagt dat je niets langer bewaart dan nodig. Wij bouwen de termijn per dossiertype in, met een logregel per opgeruimd dossier, en leggen vast hoe een inzageverzoek van een wederpartij wordt afgewogen tegen de geheimhouding.

AI Act: eerst classificeren

De verboden praktijken en de plicht tot AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025, en die tweede raakt elk kantoor dat een medewerker met een taalmodel laat werken. Het merendeel van de verordening geldt sinds 2 augustus 2026; de hoog-risicosystemen uit bijlage III volgen na uitstel door de Digital Omnibus op 2 december 2027. Bijlage III punt 8 noemt AI die door of namens een gerechtelijke autoriteit wordt gebruikt om feiten en recht te onderzoeken en toe te passen, en AI die op dezelfde manier wordt ingezet bij alternatieve geschillenbeslechting. Een kantoor dat voor zichzelf zoekt, samenvat en concepten opstelt valt daar niet onder, en dan zeggen wij dat ook: beperkt of minimaal risico, met de onderbouwing vastgelegd. Twee dingen blijven staan. De eigen personeelsselectie is wél hoog risico onder punt 4 van dezelfde bijlage. En de verantwoordelijkheid voor wat een model oplevert verschuift niet: in Nederland en daarbuiten zijn advocaten door de rechter aangesproken op jurisprudentie die een taalmodel had verzonnen. Daarom levert wat wij bouwen elke bewering met bron en vindplaats, en tekent de jurist voordat er iets de deur uitgaat.

Termijnen, ondertekening en verantwoordelijkheid

Een gemiste beroeps- of verjaringstermijn is een beroepsfout waar de cliënt de rekening van krijgt en het kantoor de aansprakelijkheid; de Verordening op de advocatuur verplicht daarom tot een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, en de tuchtrechter rekent termijnbewaking tot de basiszorg van elk kantoor. Automatisering helpt hier alleen als de termijn uit het dossier zelf volgt en niet uit iemands agenda: berekend vanaf de datum van de uitspraak of de betekening, met een signaal ruim vóór de dag zelf en een tweede naar iemand anders als er niets mee gebeurt. Voor correspondentie en stukken geldt dat een elektronische handtekening onder artikel 3:15a BW dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven, mits de methode voldoende betrouwbaar is; een gekwalificeerde handtekening onder de eIDAS-verordening is dat per definitie. Wat het systeem verstuurt, ondertekent of afsluit, legt het vast met wie, wanneer en op grond van welk stuk, want tuchtrechtelijk blijft de advocaat verantwoordelijk voor zijn dossier, ook voor het deel dat een systeem heeft gedaan.

In de praktijk

Waar in het juridische werk het handwerk zit

Een jurist declareert uren aan de zaak, maar een groot deel van de dag gaat op aan wat eromheen hangt: intake, conflictcheck, cliëntenonderzoek, het dossier bijwerken, termijnen in de agenda, brieven die voor de helft uit standaardtekst bestaan.
Dat werk staat nergens op de declaratie en wordt nergens geteld, terwijl het per dossier terugkomt en per medewerker anders wordt gedaan.
De gegevens ervoor staan al digitaal: in de mailbox, in het dossiersysteem, in de urenregistratie, in de boekhouding. Het handwerk zit in het overtypen ertussen.
Wat dat per jaar kost leggen we vast in stap 01 van de methode: dossiers per jaar, administratieve handelingen per dossier, minuten per handeling. Dat cijfer bepaalt wat we aanpakken en waaraan we na livegang meten.

Wat we automatiseren

Intake uit mail en formulier naar een concept-dossier, met de conflictcheck en het Wwft-cliëntenonderzoek als vaste stappen ervoor.
Documentverwerking: inkomende stukken herkennen, benoemen en in het juiste dossier plaatsen, met een samenvatting die naar de vindplaats verwijst.
Termijnbewaking die uit het dossier volgt, en correspondentie die uit de dossiergegevens wordt opgebouwd in plaats van overgetypt.
Uren naar declaratie zonder tweede invoer, met de afspraak per dossier erbij: uurtarief, vaste prijs of toevoeging.
De koppelingen eromheen zijn R&L Link: mail naar dossier, dossier naar boekhouding, urenregistratie naar declaratie. Is één proces het waard, dan R&L Core: van intake tot en met declaratie als één keten, met de jurist als beslisser op de vaste momenten.

Wat we afraden

Dossierinhoud in een publiek taalmodel. De geheimhoudingsplicht kent geen uitzondering voor gemak, en wat een aanbieder met die tekst doet staat in zijn voorwaarden en niet in jouw dossier.
AI die zelf adviseert of processtukken verstuurt. Een model mag voorbereiden en samenvatten, met bron erbij; wat de deur uitgaat draagt de naam van een jurist, en die leest het.
Een chatbot die cliënten juridisch antwoord geeft zonder dat iemand meekijkt. Dat is geen dienstverlening maar aansprakelijkheid in een wachtrij.
Het dossiersysteem vervangen omdat het oud voelt. Het handwerk zit meestal niet in het systeem maar in het overtypen ervoor en het zoeken erna.

Wat blijft staan, en hoe we meten

Je dossiersysteem, je urenregistratie en je boekhouding blijven draaien. Wij vervangen geen systeem dat werkt.
We verbinden wat er staat via API, en waar geen API bestaat via MCP of e-mailverwerking. De dossierinhoud blijft binnen het eigen domein of gaat alleen langs een aanbieder die aan dezelfde geheimhouding is gebonden.
Vooraf leggen we vier cijfers vast: doorlooptijd van eerste contact tot geopend dossier, niet-declarabele minuten per dossier, stukken die op de dag van binnenkomst in het juiste dossier staan, en declaraties die binnen de afgesproken termijn de deur uitgaan.
Na livegang meten we dezelfde vier opnieuw en zetten voor en na naast elkaar. Wat het opleverde staat in die cijfers, ook als ze tegenvallen.

Waarop we koppelen

Microsoft 365, Google Workspace, Exact, AFAS, HubSpot

Per pakket: wat we koppelen en hoe

Uit de kennisbank

Hoog risico schuift naar december 2027 AI Act · 5 min
De Digital Omnibus schuift de hoog-risico-eisen van de AI Act op naar 2 december 2027. Wat verandert, wat doorloopt en wat je nu al moet regelen.
AI op kantoor en het beroepsgeheim Sector · 5 min
De dekenen kijken bij kantooronderzoeken naar AI-gebruik, met de NOvA-aanbevelingen als maatstaf. Wat er op tafel komt en hoe je het aantoonbaar regelt.