Van intake tot factuur. Zonder overtypen.

Kandidaatgegevens gaan van mail naar ATS naar urenregistratie naar factuur. Elke overstap is handwerk en elke fout kost een plaatsing. Wij automatiseren die keten op het ATS dat je al hebt.

De keten, stap voor stap

1. Aanvraag en intake

   De aanvraag komt per mail of telefoon binnen en de recruiter typt functie, tarief, locatie en startdatum over in het ATS, plus een vacaturetekst die hij zelf schrijft.

   Met automatisering: De binnenkomende mail wordt uitgelezen tot een concept-opdracht in het ATS, met tarief en inleenvoorwaarden erbij; de recruiter controleert, vult aan en zet de opdracht open.

2. Cv en dossier

   Cv's komen als pdf of Word binnen en worden veld voor veld overgetypt, terwijl diploma's en VCA-pasjes los in een map of mailbox blijven hangen.

   Met automatisering: Cv-parsing vult het kandidaatprofiel, documenten worden aan het dossier gekoppeld met een vervaldatum op certificaten, en de bewaartermijn loopt vanaf dag één mee. Het identiteitsbewijs komt pas bij plaatsing in het dossier, niet bij de sollicitatie.

3. Matching en voordracht

   De recruiter zoekt handmatig door het bestand, plakt een longlist in een spreadsheet en schrijft per kandidaat een voordracht in een aparte mail aan de opdrachtgever.

   Met automatisering: Het systeem zet een gerangschikte groslijst klaar met per kandidaat de reden en de bron; de recruiter beslist, en de voordracht wordt gevuld met wat al in het dossier staat.

4. Plaatsing en contract

   Bij akkoord worden plaatsingsbevestiging, inleenovereenkomst en de opgaaf gegevens loonheffingen los opgemaakt, per mail verstuurd en achterna gebeld tot alles getekend terug is.

   Met automatisering: De plaatsing genereert alle documenten uit één set gegevens, stuurt ze ter ondertekening en houdt de startdatum geblokkeerd tot identiteitsbewijs, certificaten en getekend contract binnen zijn.

5. Uren en akkoord

   Urenbriefjes komen via app, mail en het portaal van de inlener binnen, worden per week overgetypt en er wordt achter het akkoord aan gebeld tot de verwerkingsdag.

   Met automatisering: Alle uren landen in één weekstaat, de inlener keurt digitaal goed, en afwijkingen (overwerk, toeslaguren, geen akkoord vóór de sluitingsdag) komen als signaal terug bij de planner.

6. Factuur en verloning

   De factuurregels worden uit de urenstaten samengesteld, tarieven, marge en toeslagen worden met de hand nagerekend, en dezelfde uren gaan daarna nog eens apart naar de verloning.

   Met automatisering: Goedgekeurde uren worden één keer omgezet naar factuur- én verloningsregels met de tariefafspraak van die plaatsing erbij, en elke regel verwijst terug naar de urenstaat en het akkoord waarop hij rust.

De regels die hier gelden

AI Act: hoog risico bij selectie

Bijlage III punt 4 van Verordening (EU) 2024/1689 noemt AI voor het plaatsen van gerichte vacatures, het analyseren en filteren van sollicitaties en het beoordelen van kandidaten met zoveel woorden hoog risico. Voor die systemen gelden eisen aan documentatie, logging en menselijk toezicht; ze zouden op 2 augustus 2026 ingaan en zijn met de Digital Omnibus, Verordening (EU) 2026/1744, verschoven naar 2 december 2027. Wij classificeren de matchingfunctie vóór de bouw en leggen vast wie welke beslissing neemt: valt een functie in hoog risico, dan bouwen we hem mét logging en een menselijke tussenstap, of we bouwen hem niet.

AVG: artikel 22 en bewaartermijnen

Artikel 22 AVG geeft de kandidaat het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend geautomatiseerd tot stand komt en hem in aanmerkelijke mate treft. Lid 2 kent uitzonderingen, maar toestemming van een sollicitant is in deze verhouding zelden vrij gegeven. Een automatische afwijzing zonder mens ertussen is dus geen tijdwinst maar een tekortkoming. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert daarnaast als richtlijn dat sollicitatiegegevens tot vier weken na afronding van de procedure bewaard blijven, of tot een jaar met toestemming van de kandidaat; wij bouwen die bewaartermijn in als functie, met een logregel per opgeruimd dossier.

WAADI

Wie arbeidskrachten ter beschikking stelt, moet dat in het handelsregister hebben geregistreerd; de inlener kan op een ontbrekende registratie worden aangesproken. Het loonverhoudingsvoorschrift schrijft voor dat de inlenersbeloning gelijk is aan die van eigen personeel, en dat hoort in het contract- en urenproces te zitten in plaats van in een spreadsheet naast het ATS. Daarnaast geldt vanaf 1 januari 2027 een toelatingsstelsel voor uitleners, de Wtta: toelating vraag je aan in mei en juni 2027, en vanaf 1 januari 2028 wordt gehandhaafd, ook op inleners die met een uitlener zonder toelating werken. Wij houden het proces zo dat de beloning per plaatsing en de afdrachten aantoonbaar zijn voor het inspectierapport dat bij toelating hoort.

Keten- en inlenersaansprakelijkheid

De inlener kan aansprakelijk worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die de uitlener niet afdraagt, en in de keten kan de opdrachtgever worden aangesproken op het loon. Storting op een G-rekening en een sluitende urenadministratie beperken dat risico, maar alleen als elk bedrag herleidbaar is tot een goedgekeurde urenstaat. Wij leggen daarom per factuurregel de bron vast: welke uren, welke plaatsing, wie op welk moment akkoord gaf.

Gelijke behandeling bij werving

De Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid gelden onverkort voor een algoritme. Selecteren op geboortejaar is direct onderscheid op leeftijd; selecteren op postcode of taalgebruik levert indirect onderscheid op, verboden zodra je het niet objectief kunt rechtvaardigen, ook als niemand het zo bedoeld heeft. Wij benoemen vóór de bouw welke velden een matchingfunctie niet te zien krijgt en leggen vast hoe die keuze periodiek wordt getoetst. Dit is een toets op je proces en geen juridisch advies: bij een concreet geschil hoort een advocaat aan tafel.

In de praktijk

Waarom recruitment ons speerpunt is

• Detachering is één lange keten van gegevensoverdracht: aanvraag, kandidaat, plaatsing, uren, factuur.
• Elke overstap tussen mail, ATS, urenportaal en boekhouding is een plek waar tijd weglekt en een cijfer kan verschuiven.
• Daar levert automatisering het meeste op, en daar zijn de regels het strengst: werving en selectie met AI staat letterlijk in de hoog-risicolijst van de AI Act.
• De aansprakelijkheid in de keten ligt bij de partij die de uren factureert. Wie hier automatiseert zonder de regels erbij, bouwt zijn eigen dossierprobleem.

Wat we automatiseren

• Aanvraagverwerking uit de mailbox en cv-parsing naar een kandidaatprofiel.
• Documentbewaking op certificaten, en op het identiteitsbewijs vanaf plaatsing.
• Urenregistratie met digitaal akkoord van de inlener, plus de facturatie- en verloningsregels die daaruit volgen.
• De koppelingen eromheen: ATS naar boekhouding, urenportaal naar ATS, mail naar dossier.
• Matching als gerangschikte groslijst met de reden per kandidaat. Die lijst is hoog risico onder bijlage III punt 4, dus logging, documentatie en een vastgelegd beslismoment.

Wat we afraden

• Automatisch afwijzen op een scorepercentage. Het botst met artikel 22 AVG en levert je een matchingmodel op dat niemand meer kan uitleggen.
• Videoanalyse die emoties of motivatie uit een gezicht leest. Emotieherkenning op de werkplek staat in artikel 5 van de AI Act en is sinds 2 februari 2025 verboden.
• Sociale media leegtrekken voor kandidaatprofielen: geen grondslag, en de opbrengst is vervuild.
• Het ATS vervangen omdat het traag voelt. Het handwerk zit meestal niet in het systeem maar in het overtypen ervoor en het narekenen erna.

Wat blijft staan, en hoe we meten

• Je ATS en je administratie blijven draaien. Wij vervangen geen systeem dat werkt.
• We verbinden wat er staat via API, en waar geen API bestaat via MCP of e-mailverwerking.
• Vooraf leggen we vier cijfers vast: doorlooptijd van aanvraag tot voordracht, overtypmomenten per plaatsing, urenstaten die vóór de sluitingsdag akkoord zijn, en creditfacturen per maand.
• Na livegang meten we dezelfde vier opnieuw en zetten voor en na naast elkaar. Wat het opleverde staat in die cijfers, ook als ze tegenvallen.

Waarop we koppelen

AFAS, Bullhorn, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365

Per pakket: wat we koppelen en hoe

Uit de kennisbank

• Hoog risico schuift naar december 2027 AI Act · 5 min
  De Digital Omnibus schuift de hoog-risico-eisen van de AI Act op naar 2 december 2027. Wat verandert, wat doorloopt en wat je nu al moet regelen.
• Twee wetten die in 2027 in je ATS landen Sector · 6 min
  De Wtta gaat op 1 januari 2027 in, de Wet loontransparantie staat voor dezelfde datum gepland. Wat dat vraagt van je ATS en je vacatureteksten.
• Onder welke risicoklasse valt jouw AI? AI Act · 6 min
  De AI Act kent vier risicoklassen. Hoe je vaststelt in welke jouw toepassing valt, en wat elke uitkomst betekent voor wat je mag bouwen.