Van plaatsing tot dossier, compleet in Bullhorn.

Bullhorn is het ATS en het CRM van veel recruiters en detacheerders. De plaatsing staat erin; het contract, de onboarding en de administratie gebeuren erbuiten. Dat stuk koppelen we. En omdat AI in werving hoog risico is onder de AI Act, begint het hier altijd met de classificatie.

Waar we het tegenkomen: Recruitment & Detachering

Wat we koppelen in Bullhorn

ATS: kandidaten en vacatures

Kandidaten, vacatures en plaatsingen zijn de bron. Wat erbuiten gebeurt, leest uit Bullhorn en schrijft terug op het record waar het over gaat, met wie en wanneer.

CRM: klanten en contacten

Opdrachtgevers en contactpersonen één keer, in Bullhorn. De factuur, de urenstaat en de mail verwijzen naar datzelfde record.

Onboarding

Een plaatsing zet de onboarding in gang: documenten, ondertekening, registraties. Alles wat voor de start klaar moet zijn, staat in één lijst met een status.

Langs welke weg

  1. REST API

    Bullhorn werkt met OAuth en een API-gebruiker per koppeling. Die krijgt alleen de entiteiten die de koppeling nodig heeft, en in het logboek staat welke koppeling wat schreef.

  2. Webhooks

    Een nieuwe plaatsing of een gewijzigde kandidaat komt als bericht binnen. Daar hangt de onboarding aan, zonder dat iemand hoeft te kijken of er iets is veranderd.

  3. E-mail en documenten

    Cv's en reacties komen per mail binnen. We koppelen ze aan de kandidaat en de vacature, met een bevestigingsstap. Wat de mail zegt over een persoon, beoordeelt een recruiter en niet een model.

Wat er doorheen loopt

Onboarding en contracten

De plaatsing in Bullhorn maakt de overeenkomst, verstuurt hem ter ondertekening en zet de registraties klaar. Wat ontbreekt, staat op een lijst; wat compleet is, gaat door naar de administratie.

Mail bij de juiste kandidaat

Een reactie, een cv of een vraag van een opdrachtgever landt bij het record waar hij over gaat. Geen mapjes in Outlook, geen zoeken.

Dossiers en termijnen

Wanneer een cv weg moet, wanneer een registratie verloopt, wat er voor de Wtta in het dossier hoort: de koppeling houdt het bij en meldt het op tijd.

Documenten uit de plaatsing

Bevestigingen, overeenkomsten en inleenbevestigingen uit dezelfde gegevens, zodat de naam op het contract de naam in Bullhorn is.

Vóór er een koppeling ligt

  • Velden anders gebruikt dan bedoeld. Een statusveld dat per recruiter iets anders betekent, een notitieveld waar de salarisafspraak in staat. Een koppeling leest wat er staat. Eerst afspreken wat de velden betekenen, dan bouwen.
  • Data van slechte kwaliteit. Dezelfde kandidaat drie keer, opdrachtgevers met een vestiging als aparte klant, cv's van jaren oud die er nog staan. Dat laatste is ook een AVG-vraag, en daar beginnen we.

Wat we afraden

  • Alles via Zapier of Make laten lopen. Kandidaatgegevens horen niet in een keten van diensten waarvan je niet weet waar ze staan.
  • Rechtstreeks in de database schrijven. Bij Bullhorn kan dat niet, en wie het via een omweg toch doet, verliest de logging.
  • Het pakket vervangen omdat de onboarding erbuiten valt. Bullhorn blijft; wij koppelen erop.
  • Eén gedeeld account voor de koppeling. Een eigen API-gebruiker, zodat je ziet wat de koppeling deed.
  • AI die zonder controle in Bullhorn schrijft of kandidaten rangschikt. Een voorstel mag, een recruiter beslist.
  • Koppelen zonder logboek. Bij een vraag van een kandidaat wil je kunnen laten zien wat er met zijn gegevens is gebeurd.

De regels die hier meespelen

AI Act: hoog risico bij selectie

AI die vacatures gericht plaatst, sollicitaties filtert of kandidaten beoordeelt, staat in bijlage III van de AI Act als hoog risico. Dat betekent documentatie, menselijk toezicht en logging. Een koppeling die alleen administratie verplaatst, valt daar niet onder; een die rangschikt wel. Dat onderscheid leggen we vast vóór de bouw.

AVG: geen besluit zonder mens

Een kandidaat heeft het recht niet onderworpen te worden aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met gevolgen voor hem. Een model dat voorsorteert, moet dus een voorstel doen aan een recruiter die het besluit neemt en dat kan uitleggen.

Bewaartermijnen van kandidaten

Sollicitatiegegevens horen kort na afloop van de procedure weg, tenzij de kandidaat toestemt in langer bewaren. Een ATS waarin niets wordt verwijderd, is een lopend datalek. De koppeling kan termijnen bewaken; de regel moet jij vaststellen.

Wtta en loontransparantie

De toelatingsplicht voor uitleners en de eisen rond loontransparantie landen in het ATS: welke gegevens er per plaatsing moeten zijn en hoe je ze aantoont. Wat dat voor Bullhorn betekent, staat in het artikel hieronder.

Gelijke behandeling

Een filter dat op leeftijd, afkomst of geslacht uitkomt, ook per ongeluk, is verboden onderscheid. Daarom testen we elk voorstel van een model op dat soort uitkomsten vóór het live gaat, en loggen we waarom een kandidaat wel of niet is voorgesteld.

Wat klanten vragen

Mogen we AI gebruiken om cv's voor te sorteren?

Het mag, binnen de eisen voor hoog risico uit de AI Act: documentatie, menselijk toezicht, logging, en een recruiter die het besluit neemt. We classificeren de toepassing eerst en zeggen het eerlijk als het in jouw proces niet loont om aan die eisen te voldoen.

Wat kost een Bullhorn-koppeling?

R&L Link begint bij 3.500 euro per platform, met een maandbedrag voor beheer. Wat het precies wordt, hangt af van hoeveel stromen er doorheen lopen; de Regelcheck vooraf wordt verrekend met de bouw.

Hebben jullie de Bullhorn Marketplace nodig?

Nee. We koppelen via de REST API met een eigen API-gebruiker in jullie omgeving. Een Marketplace-app kan handig zijn voor iets wat al bestaat; voor een proces dat van jullie is, bouwen we het op maat.

Uit de kennisbank