Minder administratie op de bouwplaats.

Werkbonnen, keuringen en urenstaten: de administratie van een project kost uren per week. Wij automatiseren de registratie, van bouwplaats tot factuur.

De keten, stap voor stap

1. Aanvraag en calculatie

   De aanvraag komt per mail of telefoon binnen, de calculator tikt de posten over uit de tekening en de prijslijst van de groothandel, en de offerte wordt met de hand in Word gezet.

   Met automatisering: Aanvraag, tekeningen en contactgegevens landen als één dossier in het systeem; de calculator start met een offerte waarin de standaardposten, de actuele inkoopprijzen en de vaste voorwaarden al staan.

2. Werkvoorbereiding

   Materiaalstaat, planning en ploegindeling gaan per mail en in een spreadsheet, en de uitvoerder belt de leverancier na of de kozijnen op de afgesproken dag staan.

   Met automatisering: Uit de getekende offerte rollen materiaalstaat, bestelling en planning; schuift een leverdatum op, dan verschuift de planning mee en krijgt de uitvoerder een melding in plaats van een telefoontje.

3. Uitvoering op locatie

   Uren op een briefje of in de appgroep, bonnetjes in het dashboardkastje, foto's op de telefoon van de monteur die daar blijven staan.

   Met automatisering: De monteur vult op zijn telefoon één werkbon: uren, verbruikt materiaal, foto's en handtekening van de klant, ook zonder bereik. De bon synchroniseert zodra er weer verbinding is.

4. Meerwerk

   Extra werk wordt op de bouwplaats mondeling afgesproken en pas bij de eindafrekening opgeschreven; wat niet op papier staat, wordt discussie.

   Met automatisering: Een meerwerkregel op de werkbon gaat meteen met foto en bedrag naar de opdrachtgever ter akkoord; zonder akkoord blijft het een open post op het project en verdwijnt het niet stilletjes in de nacalculatie.

5. Keuring en oplevering

   Keuringsformulieren op papier, meetwaarden achteraf overgetypt in Excel, en het opleverdossier dat bij elkaar wordt gezocht uit mappen, mailboxen en telefoons.

   Met automatisering: De keuring loopt als vaste lijst op de tablet: meetwaarde, foto, datum en keurmeester liggen vast op het moment zelf, en het opleverdossier voor de kwaliteitsborger is klaar op de dag dat het werk klaar is.

6. Nacalculatie en factuur

   Iemand legt werkbonnen, urenstaten en inkoopfacturen naast de offerte, telt de termijn bij elkaar en tikt de factuur over in het boekhoudpakket.

   Met automatisering: Afgeronde werkbonnen en geaccordeerd meerwerk vormen de factuurregels; de termijn- of eindfactuur staat klaar in Exact met de bonnen als bijlage, en een afwijking tussen begroot en besteed komt bovendrijven als signaal in plaats van als verlies.

De regels die hier gelden

Wkb en het opleverdossier

Sinds 1 januari 2024 geldt de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Publiekrechtelijk raakt dat nieuwbouw in gevolgklasse 1: een onafhankelijke kwaliteitsborger volgt het werk, en bij gereedmelding gaat er een dossier naar de gemeente. Privaatrechtelijk geldt sinds dezelfde datum breder dat de aannemer aansprakelijk blijft voor gebreken die bij oplevering niet zijn ontdekt, en dat hij een dossier aan de opdrachtgever overhandigt. Beide hangen op wat er tijdens het werk is vastgelegd, en achteraf reconstrueren is geen dossier. Automatisering doet hier één ding: vastleggen op het moment zelf, met datum, locatie en de naam van wie het deed.

Aantoonbare keuring en de NEN-normen

De wet eist een veilige installatie en een aantoonbare keuring; de norm is hoe je dat invult, en vaak eist de opdrachtgever hem bovendien contractueel. NEN 1010 gaat over de aanleg van een laagspanningsinstallatie, NEN 3140 over het periodiek keuren ervan. Aantoonbaar betekent dat vastligt wie wat wanneer heeft gemeten en met welk instrument. Wij maken die velden verplicht (meetwaarde, instrument, datum, keurmeester) zodat een onvolledige keuring niet afgerond kan worden. De normtekst zelf komt bij NEN vandaan en moet gelicentieerd zijn als hij letterlijk in het systeem staat.

VCA en veiligheidsregistratie

Toolboxen, LMRA's, PBM-uitgifte en de keuring van gereedschap, ladders en hijsmiddelen moeten aantoonbaar zijn bij een audit. Certificaten hebben een vervaldatum en die valt altijd op een moment dat niemand erop let. Automatisering maakt de registratie compleet in plaats van optioneel: een keuring die verloopt geeft een signaal vóór de vervaldatum, niet erna.

AVG op de bouwplaats

Een uren-app met locatiebepaling, foto's waar collega's op staan en toegangsregistratie bij de poort zijn allemaal persoonsgegevens. Bij onderaanneming stelt de aannemer de identiteit van ingeleend personeel vast en legt hij de gewerkte uren per persoon per project vast; de kopie van het identiteitsbewijs blijft bij de werkgever van die persoon. Daarom leggen we per gegevensstroom vast waarvoor hij bestaat, wie erbij kan en hoe lang hij blijft staan. Voor locatie is de toets: alleen als hij nodig is voor het doel, alleen bij een werkbon en niet doorlopend, en met instemming van de ondernemingsraad. Of dat in jouw situatie standhoudt is een juridisch oordeel; wij toetsen het proces en leggen vast wat eruit komt.

AI Act: waar bouw wél telt

De verboden praktijken en de plicht tot AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025. Het merendeel van de verordening geldt sinds 2 augustus 2026. Voor AI als veiligheidscomponent in een product uit bijlage I, zoals een machine of een lift, geldt artikel 6 lid 1, met een termijn die de Digital Omnibus heeft verschoven naar 2 augustus 2028. Bouw en installatie staan als sector niet in bijlage III; je eigen personeelsselectie wél. Voor het meeste werk op de bouwplaats is de uitkomst dus beperkt of minimaal risico, en dat schrijven we op, met de onderbouwing, zodat je het bij een audit kunt laten zien.

In de praktijk

Wat we automatiseren

• Werkbonnen die zichzelf verwerken, keuringsregistratie die de norm volgt, en urenstaten die zonder overtypen in de administratie landen.
• Daaromheen: materiaalstaat en bestelling uit de getekende offerte, meerwerk met akkoord van de opdrachtgever, en een opleverdossier dat meegroeit met het werk.
• De monteur voert één keer in, op de plek waar het gebeurt.
• Alles wat daarna volgt hangt aan diezelfde invoer: planning bijwerken, uren naar de administratie, factuurregels klaarzetten.

Waar het geld weglekt

• Niet in de grote posten, maar in meerwerk dat mondeling is afgesproken en nooit is opgeschreven.
• In servicebezoeken die als garantie worden weggeboekt omdat niemand kan terugvinden wat er destijds is geleverd.
• En in uren die twee weken later uit het hoofd worden ingevuld.
• Dat is te meten: hoeveel meerwerkregels halen mét akkoord de factuur, hoeveel dagen zitten er tussen werkdag en geboekte uren, welk deel van de servicebezoeken is herleidbaar tot een opdracht.
• Die drie tellen we vóór de bouw en opnieuw na livegang. Het cijfer komt uit jouw administratie, niet uit onze brochure.

De bouwplaats is geen kantoor

• Een monteur staat op een steiger, met handschoenen aan, één hand vrij en vaak zonder bereik in een betonnen kelder.
• Een invoerscherm dat op kantoor prima werkt, wordt daar niet ingevuld. Dan komt het briefje terug en is de automatisering een extra stap in plaats van een kortere.
• Wij bouwen daarom offline-first: invullen zonder verbinding, synchroniseren zodra er weer netwerk is, en een werkbon die de monteur op de steiger afmaakt.
• Hoeveel handelingen dat mag kosten spreken we vooraf af en meten we bij de eerste ploeg die ermee werkt.
• Wat de uitvoerder op kantoor extra wil weten, komt uit gegevens die al zijn ingevuld, niet uit een veld erbij.

Wat we afraden

• AI die zelfstandig calculeert. Een fout in een calculatie loopt door tot in de eindafrekening en corrigeert zichzelf niet, terwijl de bespaarde administratie eenmalig is.
• AI die meerwerk goedkeurt. Akkoord op meerwerk is en blijft een handtekening van een mens.
• Je calculatiepakket vervangen. Dat werkt, dat ken je, en koppelen is goedkoper dan opnieuw bouwen.
• Een eigen systeem bij minder dan een handvol projecten tegelijk. Dan is een goed ingerichte werkbon-app uit de markt de eerlijkere keuze, en zeggen we dat.

Waarop we koppelen

Exact, Microsoft 365, Google Workspace

Per pakket: wat we koppelen en hoe

Uit de kennisbank

• Hoog risico schuift naar december 2027 AI Act · 5 min
  De Digital Omnibus schuift de hoog-risico-eisen van de AI Act op naar 2 december 2027. Wat verandert, wat doorloopt en wat je nu al moet regelen.
• Van bouwplaats naar administratie Sector · 5 min
  Werkbonnen, keuringen en urenstaten digitaliseren zonder de dossierplicht te breken: welke registratie-eisen gelden en hoe je ze vastlegt.