Voorraad, orders en service in één systeem.

Orders komen binnen via mail, telefoon en webshop. De voorraad staat in het ERP, de klant in een spreadsheet. Elke bestelling die wordt overgetypt, kan fout. Wij verbinden wat er al staat.

De keten, stap voor stap

1. Order binnen

   Bestellingen komen binnen als mail, PDF-bestelbon, telefoonnotitie en webshoporder, en worden stuk voor stuk overgetypt in het ERP.

   Met automatisering: Inkomende bestellingen worden uitgelezen en als concept-order klaargezet met klant, artikelnummer en aantal; de binnendienst controleert en bevestigt in plaats van in te tikken.

2. Prijs en krediet

   Iemand zoekt per orderregel de klantstaffel, de laatste prijsafspraak en de openstaande kredietruimte op, meestal in een tweede scherm of een spreadsheet.

   Met automatisering: De geldende staffel, korting en kredietlimiet worden bij de order gehaald; alleen de regels die afwijken van de afspraak gaan naar een mens, de rest loopt door.

3. Voorraad en inkoop

   Een tekort komt pas boven water bij het picken, en nabestellen gebeurt op gevoel en op de ervaring van één inkoper.

   Met automatisering: Vrije voorraad, lopende inkooporders en levertijd worden per regel gecheckt; bij een tekort gaat er direct een backordermelding naar de klant en een inkoopvoorstel naar de inkoper.

4. Magazijn en verzending

   Picklijsten worden geprint, afwijkingen met pen genoteerd en later nagetypt; verzendlabels en zendingnummers gaan met de hand naar de vervoerder.

   Met automatisering: Scannen op de picklijst boekt meteen af, labels en zendingnummers gaan automatisch naar de vervoerder, en de klant krijgt zijn track-en-trace zonder dat iemand een mail opstelt.

5. Retour en service

   Pakbonverschillen, schades en retouren komen per mail binnen en staan in een eigen lijstje tot iemand er tijd voor heeft.

   Met automatisering: Elke melding wordt een dossier met status en eigenaar, gekoppeld aan de oorspronkelijke orderregel en het batch- of serienummer, met creditnota, vervanging of servicebezoek als uitkomst.

6. Factuur en betaling

   Facturen worden na levering met de hand samengesteld en gemaild, in de boekhouding overgenomen, en herinneringen gaan de deur uit als het iemand opvalt.

   Met automatisering: De factuur volgt uit de daadwerkelijk geleverde regels, vertrekt als UBL of PDF, landt in de boekhouding en de herinnering gaat op de afgesproken dag automatisch.

De regels die hier gelden

AVG bij klant- en ordergegevens

Zodra klantdata herleidbaar is tot een persoon, is het een persoonsgegeven: de contactpersoon bij je afnemer, het bezorgadres van een eenmanszaak, wie wat wanneer bestelde. Dat gebeurt in een B2B-groothandel vaker dan mensen denken. Elke koppeling die die data verplaatst (webshop naar ERP, ERP naar mailtool, ERP naar het pakket van je boekhouder) komt in het verwerkingsregister, en verwerkt een leverancier de gegevens in jouw opdracht, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Bewaartermijnen zijn de plek waar het in de praktijk misgaat: de fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor je administratie, niet voor de marketinglijst die eraan vastzit.

Btw- en factuureisen

Een factuur moet de wettelijke gegevens bevatten (btw-nummers, doorlopend factuurnummer, datum, tarief en bedrag per post) ook als software hem opmaakt, en bij levering aan andere ondernemers moet hij de deur uit vóór de vijftiende dag van de maand die volgt op de levering. Wij toetsen sjabloon, nummerreeks en btw-logica vóór de bouw. Een fout in een automatisch sjabloon staat op elke volgende factuur voordat iemand hem ziet.

E-factureren en Peppol

Lever je op een opdracht van de rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht; een PDF per mail telt daar niet als e-factuur. Peppol is daarvoor de gangbare route, met UBL als berichtformaat. Welke route jouw afnemer voorschrijft, staat in de opdracht. Voor grensoverschrijdende B2B-facturen is Europese regelgeving vastgesteld en de invoering volgt gefaseerd; wie nu al via Peppol verstuurt, hoeft daar later niets voor te verbouwen. De ingangsdatum die voor jouw situatie geldt, zoeken we op als hij aan de orde is.

AI Act: eerst classificeren

De verboden praktijken en de plicht tot AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025; het merendeel van de verordening sinds 2 augustus 2026. De hoog-risicosystemen uit bijlage III volgen na uitstel door de Digital Omnibus op 2 december 2027. Het meeste wat in de handel nuttig is (een bestelbon lezen, artikelen matchen, vraag voorspellen) is geen hoog risico, en dan zeggen wij dat ook. Eén uitzondering verdient aandacht: het beoordelen van de kredietwaardigheid van natuurlijke personen staat in bijlage III, en een eenmanszaak of vof is juridisch geen rechtspersoon. Of jouw kredietcheck daaronder valt, zoeken we uit in de Regelcheck; dat is geen aanname om zelf te doen.

Productveiligheid en traceerbaarheid

Als groothandel ben je distributeur. Je moet kunnen laten zien van wie je hebt gekocht en aan wie je hebt geleverd, en dat vraagt om batch- of serienummers die de hele keten door meelopen. Verkoop je producten die bij consumenten kunnen belanden, dan geldt daarbovenop de algemene productveiligheidsverordening, van toepassing sinds 13 december 2024, met eisen aan wat je bij verkoop op afstand toont over het product en over de verantwoordelijke marktdeelnemer. Wie die nummers in het ERP vastlegt, kan bij een terugroepactie precies afbakenen welke klanten het betreft; wie het in een spreadsheet bijhoudt, gaat zoeken.

In de praktijk

Waar in de handel het handwerk zit

• De omzet groeit sneller dan de bezetting kan volgen: wat één binnendienstmedewerker per dag verwerkt, is de rem.
• Het meeste van die tijd gaat op aan gegevens overnemen die al ergens digitaal staan: een bestelbon in een mail, een regel in een klantportaal, een exportbestand van een afnemer.
• Daarnaast zit er verborgen werk in de uitzonderingen: een afwijkende prijsafspraak, een backorder, een retour. Die worden per stuk opgelost en nergens geteld.
• Wat dat per jaar kost leggen we vast in stap 01 van de methode: aantal orders, handelingen per order, minuten per handeling. Dat cijfer bepaalt wat we aanpakken en waaraan we na livegang meten.

Wat we automatiseren

• Orderverwerking van mail, PDF of webshop naar het ERP.
• Prijs- en staffelcontrole, voorraad- en backordersignalen, en verzenddocumenten richting de vervoerder.
• Retour- en serviceafhandeling, en de factuur die daaruit volgt. Eén invoer, overal bijgewerkt.
• AI doet het lezen: een bestelbon uit een mail halen, of de artikelomschrijving van een klant matchen op jouw artikelnummer.
• De beslissing over prijs, krediet en levering blijft bij een vaste regel of bij een mens. Die moet je achteraf kunnen uitleggen aan je klant en aan je accountant.

Wat er blijft staan

• Je ERP, je magazijnsysteem en je webshop. Draait Exact of een branchepakket naar tevredenheid, dan is dat het fundament en niet het probleem.
• Wij koppelen erop via API, en waar een pakket geen API heeft via e-mailverwerking of een exportbestand.
• Een migratie naar een nieuw systeem is een ander project met een andere rekensom. Dat verkopen we niet als bijvangst van een automatisering.

Wat we afraden

• Volautomatische prijsstelling die zelf op de markt reageert. Bij vaste klanten kost dat meer uitleg dan het aan marge oplevert, en achteraf kun je niet meer nagaan waarom een prijs was zoals hij was.
• AI die zelfstandig inkooporders plaatst. Laat het systeem voorstellen doen en houd de bevestiging bij de inkoper.
• Bouwen op een orderstroom van een paar stuks per maand. Dat verdient de bouwkosten niet terug; een goede werkinstructie is daar goedkoper.
• Sanctie- of exportcontrole met een model dat meestal goed zit. Dat hoort een harde lijstcontrole te zijn, met een mens erachter.

Waarop we koppelen

Exact, Odoo, Mollie, Microsoft 365, HubSpot

Per pakket: wat we koppelen en hoe

Uit de kennisbank

• Hoog risico schuift naar december 2027 AI Act · 5 min
  De Digital Omnibus schuift de hoog-risico-eisen van de AI Act op naar 2 december 2027. Wat verandert, wat doorloopt en wat je nu al moet regelen.
• Je Belgische klant wil een e-factuur Sector · 5 min
  België verplicht sinds 1 januari 2026 de e-factuur tussen bedrijven. Wat dat vraagt van een Nederlandse groothandel, en waar AI in de factuurstroom helpt.
• Drie orderkanalen, één stroom naar het ERP Sector · 5 min
  Orders uit mail, telefoon en webshop samenbrengen in het ERP: waar overtypen misgaat, hoe je koppelt, en welke btw- en AVG-eisen erbij horen.