Je Belgische klant wil een e-factuur
België verplicht sinds 1 januari 2026 de e-factuur tussen bedrijven. Wat dat vraagt van een Nederlandse groothandel, en waar AI in de factuurstroom helpt.
Rick Verhoeven, Oprichter · · 5 min
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische ondernemingen met een btw-nummer hun facturen aan elkaar als gestructureerde e-factuur uitwisselen, in de praktijk via Peppol. Een pdf per mail telt tussen hen niet meer als factuur. Een Nederlandse groothandel zonder vaste inrichting in België valt formeel buiten die plicht en mag een pdf blijven sturen. Toch krijgen steeds meer leveranciers de vraag of het ook via Peppol kan.
Die vraag is logisch. Een Belgische afnemer heeft de inkoopadministratie op e-facturen ingericht, en elke pdf is voor die afnemer weer handwerk. Wie het niet kan, is niet in overtreding, maar wel de leverancier die extra werk oplevert. En de vraag komt dichterbij: het kabinet heeft op 11 september 2026 laten weten dat e-facturatie tussen Nederlandse ondernemers per 1 juli 2030 verplicht moet worden, tegelijk met de Europese plicht voor grensoverschrijdende facturen.
Wat een e-factuur is
Een e-factuur is geen pdf in een mail. Het is een gestructureerd bericht volgens de Europese norm EN 16931, dat een boekhoudpakket kan inlezen zonder dat iemand iets hoeft over te nemen. Peppol is het netwerk waarlangs dat bericht gaat: je sluit aan via een aanbieder, een zogenoemd access point, en bent dan bereikbaar voor iedereen op hetzelfde netwerk.
Veel boekhoud- en ERP-pakketten kunnen al via Peppol versturen, soms standaard en soms als betaalde module. De technische stap is daarom meestal klein. Het werk zit in de gegevens die erin moeten: een factuur die een mens nog wel begrijpt, wordt door de ontvangende software afgekeurd als een verplicht veld leeg is of niet klopt.
Waar het misgaat
- Het btw-nummer van de afnemer ontbreekt of staat in het verkeerde veld, omdat het in het ERP als opmerking bij de klant is ingevoerd.
- De btw-behandeling past niet bij de levering. Een intracommunautaire levering naar België vraagt het nultarief met de juiste vermelding, en die moet als code in het bericht staan, niet als zin onderaan.
- Het inkoopordernummer van de klant staat niet op de factuur, zodat die aan de andere kant niet automatisch te matchen is en alsnog bij een mens belandt.
- Eenheden en artikelcodes volgen jouw systeem in plaats van codes die de ontvanger kan lezen.
- Creditnota's gaan de deur uit als negatieve factuur in plaats van als creditnota met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Geen van die punten is nieuw. Op papier vangt een boekhouder aan de andere kant ze op. In een gestructureerd bericht vangt niemand ze op: de factuur wordt geweigerd of blijft in een wachtrij hangen, en je hoort het pas als de betaling uitblijft.
Wat dit doet met AI in de factuurstroom
Aan de inkoopkant zie je het eerst. Wie inkoopfacturen nu met een taalmodel uit pdf's laat lezen, krijgt van leveranciers die via Peppol sturen de gegevens al gestructureerd binnen. Het uitlezen is dan geen inschatting meer maar een import, en die is beter dan het beste model. Houd de AI-stap voor de leveranciers die nog pdf's sturen, en laat hem niet los op berichten die al kloppen.
De waarde van AI verschuift naar wat na het inlezen komt: een factuur matchen op inkooporder en ontvangst, een prijs signaleren die afwijkt van de afspraak, een regel herkennen die niet bij een geleverd artikel hoort. Daar helpt een model, met een mens die de afwijking beoordeelt. Factuurmatching staat niet in bijlage III van de AI Act; wel geldt de plicht om de AI-geletterdheid van wie ermee werkt te ondersteunen.
Aan de verkoopkant helpt vooral een controle vóór het versturen, op precies de gegevens die een ontvanger afkeurt. Dat is meestal een vaste regel en geen model. Of een btw-nummer is ingevuld en geldig is, stel je vast met een controle in VIES, niet met een inschatting.
Wat we afraden
Een pdf met een model omzetten naar een e-factuur aan de verzendkant. Dan maak je eerst een document voor mensen en laat je daarna een machine raden wat erin stond, terwijl je ERP de gegevens al had. Stuur het bericht uit de bron. Afgeraden ook: per Belgische klant een eigen uitzondering bouwen. Eén correcte e-factuur volgens de norm werkt voor iedereen op het netwerk, en vanaf 2030 ook voor je Nederlandse klanten.
Wat je nu kunt doen: zet je Belgische klanten op een rij met het aantal facturen per jaar, en vraag je softwareleverancier of en hoe je pakket via Peppol verstuurt. Neem daarna twintig facturen van vorige maand en controleer ze op de punten hierboven: btw-nummer, btw-behandeling, ordernummer van de klant, eenheden en creditnota's. Wat daar ontbreekt, ontbreekt ook in je ERP, en dat is het werk dat er ligt, voor België nu en voor Nederland in 2030. Tel meteen hoeveel inkoopfacturen je nog met de hand of met een model uit pdf's haalt; dat getal daalt naarmate je leveranciers overstappen, en daarop pas je de AI-stap aan.