Orders, voorraad en facturen in één stroom naar Exact.

Bij een groothandel is Exact Online de boekhouding en vaak ook de voorraad. De orders komen uit de webshop, de mail en de telefoon, en ergens tussen die kanalen en Exact zit het overtypen. Dat stuk koppelen we, met de btw-regels als harde eis.

Waar we het tegenkomen: Handel & Groothandel

Wat we koppelen in Exact Online

Handel: orders en voorraad

Verkooporders uit elk kanaal in Exact, met het juiste artikelnummer en de juiste eenheid. Voorraadstanden en klantprijzen terug naar de webshop, zodat die niet verkoopt wat er niet is.

Boekhouding en bank

Facturen die uit het proces volgen, direct als boeking. Banktransacties gematcht aan openstaande posten, en wat niet matcht in een lijst voor een mens.

Facturatie

Van order naar factuur zonder tussenstap, met alle velden die de Wet OB eist. Ontbreekt er een, dan stopt de stroom bij een melding en niet bij de Belastingdienst.

Documenten

Orderbevestigingen, pakbonnen en facturen als document bij de relatie, zodat de klantenservice niet in drie systemen hoeft te zoeken.

Langs welke weg

  1. REST API met een eigen app

    Exact Online werkt met OAuth: de klant registreert een app en geeft die toegang tot de administratie. Eén app per koppeling, met een eigen naam, zodat het logboek zegt welke koppeling wat schreef.

  2. Webhooks

    Een nieuwe order of een gewijzigde voorraad komt als bericht binnen in plaats van dat we elke minuut vragen of er iets is. Dat scheelt aanroepen, en Exact telt die.

  3. E-mail en documenten

    Vaste klanten sturen elke week hetzelfde bestelbestand. Dat lezen we uit op patroon; vrije tekst gaat door een taalmodel met een bevestigingsstap voordat er een order ontstaat.

  4. CSV en import

    Voor de overgang of voor een leverancier zonder koppeling. We bouwen er geen proces op; we gebruiken het om te beginnen.

Wat er doorheen loopt

Orders uit drie kanalen

Webshop, mail en telefoon komen op één ordermodel uit: wanneer is een order compleet, welke velden zijn verplicht, wat gebeurt er als er één ontbreekt. Pas daarna gaat hij naar Exact.

Inkoop en voorraad

Bestelvoorstellen op basis van de echte voorraad en de openstaande orders, inkooporders naar de leverancier, ontvangsten terug in Exact.

Facturatie en debiteuren

De factuur volgt uit de levering, de herinnering uit de vervaldatum. Wie wat wanneer heeft gestuurd, staat bij de relatie.

Documenten bij de relatie

Elke bevestiging, pakbon en factuur hangt aan de juiste relatie en order, ook als hij per mail is verstuurd.

Vóór er een koppeling ligt

  • Excel als schaduwadministratie. De prijsafspraken, de staffels of de backorders staan in een spreadsheet naast Exact. Daar klopt het, in Exact niet, en de koppeling leest Exact.
  • Velden anders gebruikt dan bedoeld. Een vrij veld dat ooit voor een leverdatum is gebruikt, en nu voor een opmerking. Een koppeling leest wat er staat, niet wat er is bedoeld. We zetten dat vóór de bouw recht.
  • Dubbele relaties en lege velden. Dezelfde klant drie keer, elke keer met een andere schrijfwijze. De koppeling kiest er dan één, en dat is zelden de goede. Opschonen hoort bij de eerste fase.

Wat we afraden

  • Alles via Zapier of Make laten lopen. Bij een paar orders per dag werkt het; bij een groothandel loop je tegen de limieten en de kosten aan.
  • Rechtstreeks in de database schrijven. Bij Exact Online kan dat niet, en dat is maar goed ook.
  • Eén gedeeld account voor de koppeling. Een eigen app per koppeling, zodat je ziet wat waar vandaan kwam.
  • AI die zonder controle een order aanmaakt. Een voorstel, een mens, dan de order.
  • Koppelen zonder logboek. Een verkeerde eenheid in een order van vorige maand moet terug te vinden zijn.
  • Persoonsgegevens naar een AI-dienst buiten de EU zonder doorgiftegrond.

De regels die hier meespelen

Btw: de factuurvereisten

Zodra een order automatisch tot een factuur leidt, moet elke factuur de set uit artikel 35a Wet OB kunnen vullen: nummer, datum, partijen, btw-nummers bij verlegging of levering binnen de EU, omschrijving, prijs en tarief. Een veld dat in de orderstroom ontbreekt, ontbreekt straks op de factuur. De koppeling dwingt het af.

Bewaarplicht

De administratie, inclusief facturen en de gegevens waaruit ze zijn opgebouwd, blijft zeven jaar bewaard. Dat geldt ook voor wat de koppeling verstuurt en ontvangt: de berichten horen terug te vinden te zijn, niet alleen de boeking.

E-factureren en Peppol

Belgische afnemers vragen sinds 2026 een e-factuur. Exact kan via Peppol versturen; de koppeling moet dan de juiste gegevens in het juiste formaat aanleveren. Wie dat nu regelt, hoeft het straks niet onder druk te doen.

AVG bij klantgegevens

Een zakelijke order bevat een contactpersoon, een mailadres en een afleveradres, en dat zijn persoonsgegevens. Elke koppeling die ze doorgeeft, staat in het verwerkingsregister, met een grondslag en een bewaartermijn.

AI Act bij orders uit mail

Orderregels uit een mail halen staat niet in de hoog-risicolijst. De classificatie hangt wel af van wat het model verder doet. We leggen hem vast per toepassing, en de eis van AI-geletterdheid geldt voor iedereen die ermee werkt.

Wat klanten vragen

Onze webshop is al gekoppeld aan Exact. Wat voegen jullie toe?

Meestal de andere kanalen: de mail en de telefoon. Daar zit het overtypen. En de richting terug: voorraad en klantprijzen uit Exact naar de webshop, zodat die klopt met wat er ligt.

Exact telt API-aanroepen. Lopen we tegen een limiet aan?

Alleen als je elke minuut vraagt of er iets is veranderd. We werken met webhooks waar het kan, en bundelen aanroepen waar het moet. Hoeveel ruimte er is, hangt van je abonnement af; we rekenen dat vooraf door.

Kunnen jullie ook ons oude pakket overzetten naar Exact?

Een eenmalige overgang via import kan, en vaak is dat de eerste stap. We doen hem pas nadat de data is opgeschoond, anders komen de dubbele relaties gewoon mee.

Uit de kennisbank

  • Drie orderkanalen, één stroom naar het ERP Sector · 5 min
    Orders uit mail, telefoon en webshop samenbrengen in het ERP: waar overtypen misgaat, hoe je koppelt, en welke btw- en AVG-eisen erbij horen.
  • Je Belgische klant wil een e-factuur Sector · 5 min
    België verplicht sinds 1 januari 2026 de e-factuur tussen bedrijven. Wat dat vraagt van een Nederlandse groothandel, en waar AI in de factuurstroom helpt.
  • Koppelen via een API: wat je vastlegt vóór de bouw Automatiseren · 5 min
    Een API maakt koppelen mogelijk, maar niet vanzelf betrouwbaar. Welke afspraken over sleutels, limieten, fouten en versies je vastlegt voordat er gebouwd wordt.
  • Zapier, Make, n8n of zelf bouwen Automatiseren · 5 min
    Een koppelplatform staat in een middag. Niet elke stroom hoort erop. Wanneer Zapier, Make of n8n volstaat, waar het knelt en wat je regelt bij overdracht.