Maatwerk software of een standaardpakket?
Een standaardpakket is bijna altijd de betere start. Wanneer maatwerk software toch loont, wat het kost om te bezitten en wat je vooraf vastlegt.
Luis Gravestein, Oprichter · · 6 min
De meeste bedrijven die bij ons aankloppen, draaien op standaardpakketten, en dat is goed. Een boekhoudpakket, een CRM of een ATS doet wat duizenden andere bedrijven ook nodig hebben, en de leverancier houdt het bij. De vraag naar maatwerk komt pas op als het pakket ergens tekortschiet en er een omweg omheen is gegroeid: een Excel naast het systeem, een stap die elke dag wordt overgetypt, een medewerker die als enige weet hoe het zit.
Maatwerk software laten ontwikkelen betekent in die situatie zelden dat het pakket eruit gaat. Meestal bouw je het stuk dat ontbreekt, en sluit je dat aan op wat er al staat. Dit artikel gaat over de vraag wanneer dat loont, en wat je vastlegt voordat er een regel code wordt geschreven.
Eerst het pakket
Een standaardpakket wint zolang je proces hetzelfde loopt als bij je concurrenten. Salarisadministratie, de grootboekadministratie en het versturen van facturen zijn geen plek om je te onderscheiden. Het sterkste argument is de wetgeving: verandert een btw-regel, een loonheffingstabel of een eis aan de e-factuur, dan past de leverancier het pakket aan voor al zijn klanten tegelijk. Bij maatwerk ben jij die leverancier, en betaal je elke wijziging zelf.
Kijk daarom eerst of het pakket kan wat je zoekt. Veel pakketten hebben modules of instellingen die bij de invoering zijn overgeslagen, en een goede implementatiepartner van het pakket zelf is soms goedkoper dan een nieuwe bouw. Pas als dat antwoord nee is, wordt maatwerk een serieuze optie.
Wanneer maatwerk wel loont
- Het proces is waar je je in onderscheidt. Een planning die rekening houdt met certificeringen van monteurs, tariefafspraken die per opdrachtgever verschillen, een offerte die uit tien bronnen wordt samengesteld. Een pakket dwingt je dan in de werkwijze van het gemiddelde bedrijf.
- Er is een werkwijze om het pakket heen gegroeid. Een spreadsheet die elke week wordt bijgewerkt en waar beslissingen op worden genomen, is al een programma, alleen zonder versiebeheer, rechten en controle. Reken uit wat dat handwerk kost voordat je kiest.
- Meerdere systemen moeten samen één beeld geven. Een portaal voor klanten of kandidaten, een dashboard over boekhouding en planning: dat zit in geen van de pakketten, omdat het juist over de grenzen ervan gaat. Daar hoort een koppeling met de bestaande systemen bij.
- Je betaalt licenties voor mensen die één scherm nodig hebben. Een monteur die alleen een werkbon invult, hoeft geen volledig ERP-account; een eenvoudige app die naar het ERP schrijft is dan vaak goedkoper, zoals bij werkbonnen en keuringen in de bouw.
Wat maatwerk kost om te bezitten
De bouw is het deel van de rekening dat iedereen ziet. Daarna begint het bezit. De software draait ergens en die hosting kost geld. De bibliotheken waarop hij gebouwd is, krijgen beveiligingsupdates die erin moeten. Een pakket waaraan hij gekoppeld is, verandert zijn API. En de eerste maanden na de livegang komen de wensen binnen die pas opvallen als mensen er echt mee werken.
Vraag daarom vóór de bouw wat beheer per jaar kost, en laat dat bedrag in het voorstel staan naast de bouwprijs. Een bouwer die alleen de bouw noemt, laat het lastigste deel van de beslissing weg. Zet de twee bedragen samen tegen wat het handwerk nu per jaar kost, en reken over drie tot vijf jaar in plaats van over het eerste jaar.
Van wie is de code?
Wie software schrijft, heeft er het auteursrecht op. Voor een werknemer ligt dat bij de werkgever (artikel 7 Auteurswet), maar een extern bureau houdt het auteursrecht op wat het voor jou bouwt, tenzij het wordt overgedragen. Die overdracht moet schriftelijk, in een akte (artikel 2 lid 2 Auteurswet). Een factuur die je betaald hebt, is geen akte.
Leg daarom in het contract vast dat de code van jou wordt, of dat je een licentie krijgt die niet opzegbaar is en waarmee je een andere partij aan het werk mag zetten. Leg ook vast dat je toegang hebt tot de broncode zelf, met de documentatie die een andere ontwikkelaar nodig heeft om verder te kunnen. Bij R&L Core is de code van de klant; vraag het bij elke bouwer na, want het is geen vanzelfsprekendheid.
Klein beginnen
Een maatwerkproject dat in één keer alles moet oplossen, wordt duur en laat lang op zich wachten. Begin met het deel dat de meeste uren kost: de spreadsheet die vervangen moet worden, of de stap die elke dag wordt overgetypt. Lever dat op, laat de mensen die ermee werken het een paar weken gebruiken, en bouw dan verder. Zo betaal je per fase voor iets dat al werkt, en blijkt na de eerste fase vaak dat de tweede kleiner kan.
Dat vraagt wel dat je vooraf weet welk deel dat is. Daarvoor is een proces doorlichten het startpunt: wie doet wat, met welke gegevens, en waar zit het overtypen.
Wat je nu kunt doen: maak een lijst van alle omwegen rond je pakketten. Elke spreadsheet die naast een systeem wordt bijgehouden, elk bestand dat wordt geëxporteerd om ergens anders weer te worden ingelezen, elke handeling die één persoon kan. Zet bij elk een schatting van de uren per week. De bovenste regel van die lijst is je eerste kandidaat, en de kans is groot dat die met een koppeling al kleiner wordt voordat er iets nieuws gebouwd hoeft te worden.