Wat handwerk je per jaar kost
Reken uit wat een handmatig proces per jaar kost aan stappen, frequentie, minuten, uurtarief en foutkosten, vóór iemand begint te bouwen.
Rick Verhoeven, Oprichter · , bijgewerkt · 5 min
Voordat je iets automatiseert, hoor je één getal te kennen: wat het proces je nu per jaar kost. Niet op gevoel, maar uitgerekend. Zonder dat getal is elke offerte een gok en is er achteraf niets te bewijzen. Mét dat getal is de vraag of bouwen loont een rekensom in plaats van een mening.
De rekensom is eenvoudig genoeg om zelf te maken. Per handeling heb je vier gegevens nodig: hoe vaak die voorkomt, hoeveel minuten die kost, wat een uur van die medewerker kost, en wat het kost als de handeling fout gaat. De moeilijkheid zit niet in het rekenen maar in eerlijk tellen.
Tel handelingen, geen processen
"Orderverwerking" is geen stap maar een verzamelnaam. Knip het uit elkaar tot handelingen die één persoon in één keer doet. Bij een order die per mail binnenkomt: mail openen en beoordelen, klantgegevens opzoeken, orderregels overtypen in het ERP, voorraad controleren, bevestiging sturen, map aanmaken in de schijf. Zes regels, zes keer tijd.
- Wie de handeling doet, en met welk systeem.
- Waar de gegevens vandaan komen en waar ze heen gaan.
- Of er iemand op moet wachten voordat de volgende stap kan.
- Wat er misgaat als de handeling wordt overgeslagen.
Frequentie uit de bron, minuten uit de meting
Frequentie tel je uit de bron, niet uit het hoofd. Het aantal orders staat in je ERP, het aantal sollicitaties in je ATS, het aantal werkbonnen in de map van vorig jaar. Neem het jaartotaal uit die bron zelf en niet uit een gemiddelde week. Kun je alleen een kortere periode meten, reken dan om met het aantal weken dat het proces echt loopt: orders, sollicitaties en werkbonnen blijven binnenkomen als iemand op vakantie is, dus dat is bij de meeste bedrijven vrijwel het hele jaar.
Minuten meet je, je schat ze niet. Laat iemand een week lang bij elke handeling de tijd noteren, of loop een dagdeel mee. Vraag niet hoe lang het duurt; laat het opschrijven op het moment zelf. Neem de middelste meting, niet de beste. Tel ook de onderbrekingen mee: het opnieuw inlezen na een telefoontje hoort bij de handeling.
Wat een uur kost
Gebruik niet het brutoloon maar de integrale kostprijs per uur: brutoloon plus werkgeverslasten, vakantiegeld en pensioen, gedeeld door de daadwerkelijk gewerkte uren. Voor die noemer werk je met werkweken, niet met 52. Trek vakantie en feestdagen eraf, schrijf op welk aantal je gebruikt, en hanteer datzelfde aantal in de nameting. Dat ligt hoger dan het loon op de strook; hoeveel hoger, verschilt per cao en per contract. Reken het één keer uit in plaats van het te schatten.
Neem per handeling het tarief van degene die hem echt doet, niet het gemiddelde van de afdeling. Is die medewerker declarabel of commercieel actief, dan is er een tweede post: misgelopen omzet. Een recruiter die orders overtypt, voert geen gesprekken. Reken die uren dan tegen het tarief dat het uur had kunnen opleveren, en zet dat apart in de som. Het is een ander soort geld dan loonkosten en het hoort niet in dezelfde regel.
De som per handeling is dan: minuten × frequentie per jaar ÷ 60 × uurtarief. Stel dat orderregels overtypen 6 minuten kost en volgens het ERP 1.840 keer per jaar voorkomt. Dat is 11.040 minuten, oftewel 184 uur. Bij een integrale kostprijs van € 45 per uur kost die ene handeling € 8.280 per jaar. Doe dit voor elke regel en tel op.
Foutkosten horen erbij
Handwerk kost tijd, en het produceert fouten. Die post staat zelden in de som, terwijl hij zich wél laat tellen: creditnota's, retouren, correctieboekingen en afgekeurde urenstaten staan allemaal in een systeem. Reken hem uit voordat je aanneemt dat hij klein is. Vermenigvuldig het aantal fouten per jaar met wat één fout kost aan herstel.
- Hersteltijd: wie zoekt het uit, hoe lang, en wie moet erbij aanschuiven.
- Directe schade: verkeerde levering, creditnota, dubbel ingekochte voorraad.
- Vertraging: een factuur die twee weken later de deur uit gaat, is twee weken later betaald.
- Verloren opdracht: een kandidaat die te laat wordt teruggebeld, staat ergens anders al op gesprek.
Waarom dit vóór de bouw moet
Een nulmeting kun je maar op één moment maken: voordat er iets verandert. Is het proces eenmaal verbouwd, dan bestaat de oude situatie alleen nog in herinneringen, en die zijn welwillend. Wie pas na oplevering gaat rekenen, kan het resultaat niet meer bewijzen: niet aan de directie, en niet aan zichzelf.
Het getal doet ook iets anders: het bepaalt de scope. Een handeling die € 8.000 per jaar kost, verdient een andere aanpak dan een die € 400 kost. Zonder de som bouw je wat het meest opvalt of het meest irriteert; met de som bouw je wat het duurst is. En je hebt een bovengrens voor het budget die niemand hoeft te verdedigen.
Soms wijst de som de andere kant op. Loopt een proces vijftien keer per jaar, verandert de werkwijze elk kwartaal, of zit de tijd vooral in overleg en niet in overtypen, dan verdien je een koppeling niet terug. Een betere formulierindeling of een afspraak over wie wat invult, is dan het juiste antwoord. Dat is geen zwaktebod; dat is dezelfde som, andere uitkomst.
Wat je nu kunt doen: kies het proces met de meeste handelingen per week, schrijf die handelingen op één A4, en haal de frequenties uit je eigen systeem. Meet een week lang de minuten in plaats van ze te schatten. Reken het om naar een jaarbedrag en zet de foutkosten eronder. Als dat bedrag je niet verrast, is er weinig aan de hand. Verrast het je wel, dan weet je waar je moet beginnen, en waaraan je na afloop meet.
Een toets vooraf is geen juridisch advies; bij een concreet geschil hoort een advocaat aan tafel.